POLÍTICA DE PRIVACIDADE – X-IMO CRM®

1. Introdução e Âmbito

A presente Política de Privacidade descreve de que forma o X-IMO (marca detida pela iNovaDigital - Tecnologias da Informação Lda, doravante “X-IMO” ou “nós”) recolhe, utiliza, conserva e protege os Dados Pessoais dos utilizadores (doravante “Utilizador” ou “Cliente”) que visitam o nosso website e/ou utilizam os nossos serviços, em conformidade com o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) – Regulamento (UE) 2016/679 –, leis nacionais de proteção de dados e demais legislação aplicável.

Esta Política aplica-se a todos os visitantes do nosso website, bem como aos utilizadores registados que subscrevem as ferramentas e funcionalidades SaaS disponibilizadas pelo X-IMO.

2. Responsável pelo Tratamento de Dados

O X-IMO é a entidade responsável pelo tratamento dos Dados Pessoais na aceção do RGPD, na medida em que determina as finalidades e os meios de tratamento.

• iNovaDigital - Tecnologias da Informação Lda
  • Marca: X-IMO
  • Endereço: Rua da Canha 19B, 3810-075 Aveiro, Portugal
  • NIF/VAT: PT506505260
  • E-mail de contacto para questões de privacidade: privacy@ximo.pt

3. Dados Pessoais Recolhidos

O X-IMO recolhe diferentes tipos de Dados Pessoais, em diversos momentos e para várias finalidades:

1. Dados de Registo e Conta
   1. Nome, apelido, endereço de e-mail, telefone de contacto, NIF e outros dados profissionais (se aplicável), fornecidos pelo Cliente no momento da criação de conta, subscrição ou preenchimento de formulários.
   2. Estes dados são necessários para gerir o relacionamento contratual, criar e manter a conta de utilizador, processar encomendas ou subscrições e prestar suporte.
2. Dados de Navegação e Utilização do Website 
   • Endereço IP, dispositivo, tipo de browser, sistema operativo, páginas visitadas, data/hora de acesso, entre outros, recolhidos por meio de cookies e tecnologias semelhantes.
   • Estes dados são utilizados para fins de segurança, otimização do website, estatísticas e melhoria de serviços.
3. Dados de Faturação e Pagamentos 
   • Nome/Empresa, NIF, morada, IBAN/cartão de crédito (quando aplicável), necessários para a emissão de faturas, gestão de pagamentos e cumprimento de obrigações legais ou contratuais.
4. Comunicações 
   • Endereço de e-mail, histórico de mensagens, gravações de chamadas ou chats (quando oferecido) para fins de apoio ao Cliente, resolução de problemas, resposta a questões ou envio de informações relevantes sobre os serviços.
5. Outros Dados 
   • Caso o Cliente utilize funcionalidades específicas (p. ex. integração de APIs externas, upload de documentos, partilha de dados de terceiros), o X-IMO pode tratar tais informações unicamente para disponibilizar o serviço, sendo o Cliente o único responsável pela legitimidade dessa recolha.

4. Finalidades e Fundamentos Legais do Tratamento

O X-IMO trata os Dados Pessoais para as finalidades abaixo descritas, com base nos seguintes fundamentos jurídicos:

1. Execução de Contrato 
   • Prestação de serviços contratados (SaaS, funcionalidades da plataforma).
   • Gestão de conta e registos de utilizador.
   • Emissão de faturas e gestão de pagamentos.
2. Interesses Legítimos 
   • Manutenção e melhoria contínua do website e dos serviços SaaS.
   • Ações de marketing direto (quando legalmente permitido), comunicações informativas e estatísticas de utilização.
   • Segurança e prevenção de fraude, abusos e acessos não autorizados.
3. Cumprimento de Obrigações Legais 
   • Cumprimento de requisitos legais e regulamentares, nomeadamente obrigações fiscais, contabilísticas, administrativas ou judiciais.
4. Consentimento 
   • Envio de newsletters, campanhas publicitárias ou materiais promocionais (quando aplicável e caso seja exigida a obtenção de consentimento prévio).
   • Instalação de cookies não-estritamente necessários, caso a legislação local exija consentimento explícito.

5. Partilha e Transferência de Dados

1. Prestadores de Serviços 
   • O X-IMO pode recorrer a terceiros para alojamento de dados (cloud services), gestão de pagamentos, serviços de e-mail, ferramentas de marketing ou suporte técnico. Esses terceiros apenas tratam os dados em nome e por conta do X-IMO, observando estritamente as finalidades aqui definidas e celebrando acordos de subcontratação ou termos equivalentes para assegurar a confidencialidade e segurança.
2. Entidades Parceiras 
   • Quando o Cliente subscreve ou instala Add-ons, plugins ou serviços de terceiros (p. ex. via Marketplace), os dados necessários à disponibilização do serviço podem ser partilhados. O X-IMO não se responsabiliza pelo uso posterior que tais terceiros façam dos dados, recomendando a leitura das respetivas políticas de privacidade.
3. Transferências Internacionais 
   • Se for necessário transferir dados para fora do Espaço Económico Europeu (EEE), o X-IMO assegurará que se verificam as salvaguardas adequadas (p. ex. Decisões de Adequação da Comissão Europeia, cláusulas contratuais-tipo ou mecanismos equivalentes).
4. Cumprimento legal 
   • Em situações de pedido judicial ou obrigação legal, o X-IMO poderá divulgar dados pessoais às autoridades competentes, sempre no estrito cumprimento da lei.

6. Retenção de Dados

O X-IMO retém os Dados Pessoais apenas pelo período estritamente necessário para cumprir as finalidades do tratamento ou para cumprir obrigações legais, contratuais e regulatórias. De forma geral:

• Dados de conta e subscrição: Mantidos enquanto durar a relação contratual e, após cessação, pelo período legalmente exigido para fins de cumprimento de obrigações fiscais/contabilísticas.
• Dados de navegação (logs): Mantidos por prazos de segurança e estatística, não superiores ao estritamente necessário, sendo posteriormente anonimizados ou apagados.
• Comunicações: Armazenadas enquanto necessárias para prestar suporte ao utilizador, podendo ser arquivadas para fins históricos ou de prova, de acordo com prazos legais.

7. Direitos do Titular dos Dados

O Titular dos Dados (Cliente ou Utilizador) pode exercer a qualquer momento os seguintes direitos, nos termos da lei:

1. Direito de Acesso
   • o Solicitar confirmação sobre se os seus dados são objeto de tratamento e obter cópia dos dados tratados.
2. Direito de Retificação 
   • Corrigir dados pessoais que estejam desatualizados, incompletos ou incorretos.
3. Direito ao Apagamento 
   • Solicitar a eliminação dos dados quando já não sejam necessários, ou quando retire o consentimento (se for o caso), salvo se existirem obrigações legais que imponham conservação.
4. Direito à Limitação do Tratamento 
   • Requerer a suspensão do tratamento em determinadas circunstâncias (p. ex. durante a verificação da exatidão dos dados).
5. Direito de Portabilidade
   • Receber num formato estruturado e de uso corrente os dados pessoais que tenha fornecido e que sejam tratados com base em consentimento ou execução de contrato, ou solicitar a sua transmissão direta a outro responsável.
6. Direito de Oposição
   • Opor-se ao tratamento de dados que se baseie em interesse legítimo do responsável, por motivos relacionados com a sua situação particular.
   • Opor-se a qualquer momento ao tratamento de dados para efeitos de marketing direto.
7. Direito de Retirar Consentimento
   • Quando o tratamento se baseie em consentimento, o titular pode retirá-lo a qualquer momento, sem comprometer a licitude do tratamento efetuado até essa data.

Para exercer estes direitos, o Utilizador deve entrar em contacto através do e-mail privacy@ximo.pt. O X-IMO empenhar-se-á em responder no prazo máximo de 1 (um) mês, salvo situações de maior complexidade.

8. Segurança dos Dados

O X-IMO implementa medidas de segurança técnicas e organizativas adequadas para proteger os dados pessoais contra destruição, alteração ou acesso não autorizado. Entre tais medidas incluem-se:

• Utilização de encriptação (SSL/TLS) nas transmissões de dados sensíveis.
• Adoção de políticas de controlo de acessos, firewalls e sistemas de deteção de intrusão.
• Mecanismos de backup e redundância para prevenir perda ou corrupção de dados.

Apesar dos nossos esforços, não podemos garantir segurança absoluta, pelo que encorajamos os utilizadores a adotarem precauções adicionais (p. ex. manutenção de senhas seguras, não partilha de credenciais).

9. Cookies e Tecnologias Semelhantes

O X-IMO utiliza cookies (pequenos ficheiros de texto) e tecnologias semelhantes para:

• Lembrar preferências de navegação e melhorar a experiência do utilizador;
• Obter estatísticas e análises sobre o tráfego do website (p. ex. Google Analytics);
• Exibir conteúdo personalizado ou funcional, quando aplicável.

O utilizador pode configurar o seu browser para bloquear ou eliminar cookies, mas tal pode afetar negativamente a disponibilidade e funcionalidades de certas áreas do website. Para mais informações, consulte a nossa [Política de Cookies] (se existir um documento separado ou secção adicional).

10. Marketing e Comunicações

Quando o X-IMO comunica com os utilizadores (por e-mail, SMS ou outros canais) para fins de:

• Marketing ou Newsletter:
  • o Serão enviadas comunicações apenas se o utilizador tiver dado o seu consentimento prévio (quando legalmente exigido) ou se existir uma relação contratual pré-existente que legitime o envio de comunicações relacionadas com produtos ou serviços semelhantes.
• Suporte e Informação de Serviço:
  • As comunicações estritamente necessárias (por exemplo, manutenção, alterações de serviço, alertas de segurança) serão enviadas independentemente de subscrição de newsletter, com base no interesse legítimo de manter o utilizador informado sobre a sua conta ou sobre eventuais interrupções técnicas.

Os utilizadores podem a qualquer momento optar por cancelar ou modificar preferências de receção de e-mails de marketing.

11. Ligações a Websites de Terceiros

O website do X-IMO pode conter hiperligações para websites de terceiros, que podem ter políticas de privacidade diversas. O X-IMO não se responsabiliza pelo conteúdo, exatidão ou práticas de privacidade nesses websites. Recomenda-se a consulta individual das respetivas políticas de privacidade.

12. Reclamações e Contacto

Caso o utilizador considere que o seu pedido não obteve resposta adequada ou que há alguma violação das disposições legais de proteção de dados pessoais, tem o direito de apresentar reclamação junto da autoridade de controlo competente (em Portugal, a Comissão Nacional de Proteção de Dados – CNPD).

Para qualquer questão ou esclarecimento adicional sobre esta Política de Privacidade, o utilizador poderá contactar-nos através de:

• E-mail: privacy@ximo.pt
• Morada: Rua da Canha 19B, 3810-075 Aveiro, Portugal

13. Alterações à Política de Privacidade

O X-IMO reserva-se o direito de, a qualquer momento, atualizar ou modificar a presente Política de Privacidade, refletindo mudanças nos seus processos ou em requisitos legais. A data da última atualização consta no final do documento. Em caso de alterações substanciais, o utilizador será notificado (por ex. via e-mail ou aviso no website), sendo-lhe facultada a possibilidade de cessar o uso dos serviços se assim o entender.

14. Data de Última Atualização

19 de março de 2025

iNovaDigital - Tecnologias da Informação Lda
Marca: X-IMO
NIF/VAT: PT506505260
(Entidade responsável pela gestão do website e pelos serviços associados)